総務担当の佐藤です。
皆さんの自治会には、ありませんか？
「歴代の資料が眠る、埃っぽい部屋」が。
うちの自治会にもあります。
スチール製の棚に、昭和から平成にかけての分厚いバインダーがずらり。
「平成15年度 夏祭り」「平成20年度 防災訓練」……。
背表紙の文字は薄れ、ページをめくると「シミ（紙魚）」という小さな虫が走ることも……（ひぃ……）。
「5年前の台風の時、避難所はどう開設したっけ？」
そう言われても、あの部屋に入って、何十冊ものファイルの中からたった1枚の紙を探すなんて、砂漠でダイヤモンドを探すようなものです。
マスクをして、手に埃をつけながら探しても、結局見つからない。
「もう、思い出すより新しく決めたほうが早いよ」と諦めたことも一度や二度ではありません。
埃まみれの歴史を、AIという「綺麗な箱」へ
そんな「開かずの扉」を攻略するために、私が使い始めたのが「NotebookLM（ノートブック・エルエム）」でした。
これは、資料を読み込ませると、その中身を全部覚えてくれるAIです。
私は、役員会のたびに少しずつ、過去の重要な資料をお借りして、スマホで写真を撮ったりスキャンしたりして、このAIに入れていきました。
（もちろん、個人情報は黒塗りにしてから、です）
「あの時どうした？」に3秒で答えてくれる
ある日の役員会で、またあの言葉が出ました。
「10年前の周年行事、記念品は何を配ったんだっけ？」
以前なら、埃っぽい部屋へ走るところですが、私は手元のタブレットでAIにこう聞きました。
「10年前の周年行事の記念品は？」
すると、AIは一瞬で答えてくれました。
『平成〇年度の議事録によると、紅白饅頭と防災タオルが配布されています』
「えっ、もう分かったの？」
役員たちの驚く顔を見て、私は少し得意げに「ええ、まあ」と笑いました。
最後に：歴史を守ることは、未来の手間を減らすこと
紙の資料は、いつか風化します。虫に食われ、文字は消え、誰にも読まれなくなってしまいます。
でも、AIに入れておけば、その情報は永遠に「生きた知恵」として残ります。
「過去のことはAIに聞けば分かる」
そう言えるようになったおかげで、私たちは「探し物」に時間を使わず、「これからのこと」を話し合う時間に使えるようになりました。
あの埃っぽい部屋に入らなくて済むようになったのが、私にとっては一番の「働き方改革」かもしれませんね。
