自治会の「無理ゲー」に終止符！生成AIエージェント「Gemini CLI」でファイル地獄から脱却、年間計画も爆速作成

皆さん、こんにちは！突然ですが、自治会の運営に携わっている方はいらっしゃいますか？もしそうなら、きっと私と同じように、膨大な資料の整理や年間活動の計画策定に、頭を抱え、夜な夜なため息をついた経験があるのではないでしょうか。

正直なところ、「これ、自分だけの力で完璧にこなすのは、もはや無理ゲーじゃないか？」と、何度も壁にぶつかってきました。限られた時間と労力の中で、どうにかこの「無理ゲー」を終わらせられないか…そんな切実な思いから、今回、生成AIエージェントという新しい相棒を迎え入れ、長年の課題に挑んでみることにしました。

具体的にAIに何をお願いしたかというと、自治会に蓄積されている過去のファイルを分析させ、こんな「夢のような」作業を任せてみました。

過去の活動記録から、1年間の活動内容を分かりやすくまとめる。
運営マニュアルの草案をサッと作成し、引き継ぎの負担を軽減する。
散らばっていたファイルをカテゴリー別に整理し、適切なフォルダーに自動で収納する。
各フォルダーにどんなファイルが入っているのか、その内容を要約して一覧にする。

これらの作業をAIに任せることで、「もう一人、優秀で文句を言わないアシスタントがいてくれたら…」という長年の夢を叶え、自治会業務の劇的な効率化を目指したのです。

私の右腕「Gemini CLI」との出会い：自律型AIエージェントの衝撃

AIと一口に言っても、本当にたくさんの種類がありますよね。今回、私が自治会業務の「右腕」として選んだのは、「Gemini CLI」というエージェントタイプの生成AIです。

エージェントタイプのAIとは、例えるなら「あなたの代わりに、ある程度の判断力と実行力を持って作業をこなしてくれる、超優秀な秘書」のようなもの。ちょっとした指示を与えるだけで、AI自身が考えてファイルを生成したり、情報をまとめたりと、まるで生きているかのように多様なタスクを実行してくれるんです。この頼れるエージェントを、自治会の煩雑な業務に応用できると知った時、私の胸は期待でいっぱいになりました。

危機一髪！自治会の年間活動計画策定をAIが救った話

自治会は4月から翌年3月までの1年間で運営されています。前期（4月～7月頃）は夏祭り関連の準備で大忙し。8月は少し落ち着くものの、9月からは翌年3月までの後半戦が待っています。

ちょうど9月の定例会で、この後半戦の活動計画を話し合う必要があったのですが、過去の資料が散逸していて、なかなか全体像が見えてこない…。「このままでは、また手探りで計画を立てることになってしまう…！これはまずい！」そんな焦りを感じていました。

そこで私は、パソコンに保存されている過去の活動データ（ファイル）を活用し、AIに1年間の活動スケジュール感やToDoリストを作成してもらうことを思いついたのです。AIが、この窮地を救ってくれるかもしれない！そんな一縷の望みを胸に、作業に取り掛かりました。

AI活用の「肝」！下準備という名の「壁」を乗り越える知恵

「生成AIは何でもできる魔法使い」というイメージを持っている方もいるかもしれません。私も最初はそう思っていました。しかし、実際に使ってみると、実はそうではないんです。AIを使う上では、いくつかのルールや制約があります。特に重要なのが、AIが読み込めるファイル形式に変換するという、最初の「壁」とも言える下準備でした。

自治会で扱うファイルはWord、Excel、PowerPoint形式がほとんど。ところが、これらのファイルはAIが直接中身を読み込むことができません。そのため、事前にテキストファイル、PDF、またはCSV形式に変換しておく必要があったのです。

AIエージェントとの「対話」で、不可能を可能に！

このファイル変換作業も、実はAIエージェントと協力して進めました。まるで、新しいプロジェクトを始める前の、賢いパートナーとの打ち合わせのようでした。

まず、AIエージェントに「WordやExcel、PowerPointファイルは直接読めないのか？」と、半信半疑で尋ねてみました。
AIは「直接は読めません。CSVやテキスト、PDF形式への変換が必要です」と、的確な回答をくれました。
次に「簡単に一括変換する方法はないか？」と質問すると、AIは驚くべきことに、一括変換用のプログラムと、そのインストールに必要なコマンドを教えてくれたのです！
私はそのコマンドをコピー＆ペーストしてプログラムをインストールし、数回のコマンド実行で、指定したフォルダー内のWord、Excel、PowerPointファイルを全てPDFやCSV形式に変換することができました。

この下準備には、AIとの相談時間も含めて約1時間ほどかかりましたが、この工程がAIを効果的に活用するための非常に重要な「第一歩」となりました。まるで、AIという新しい道具の「使い方」を、AI自身から教えてもらったような感覚でしたね。

いざ実践！AIエージェントとの二人三脚プロジェクト

下準備という名の壁を乗り越え、いよいよAIエージェントに具体的な作業を依頼する時が来ました。

1. 外出先での「ひらめき」と「修正」の連続（iPhoneから）

午前中に自宅でファイル変換を終え、午後は外出先でiPhoneから作業を続けました。場所を選ばずに作業できるのも、AI活用の大きなメリットだと実感しましたね。

年間活動一覧の作成
変換したファイルを元に「1年間の活動一覧」を作成するよう依頼。過去数年分のデータに基づいているため、細かい修正は必要ですが、大まかな活動の流れや時期を瞬時に把握できる、非常に分かりやすい一覧が完成しました。これで定例会での説明もスムーズに進められそうです！
ToDoリストの作成
年間活動一覧を基に、タスク形式のToDoリストを作成してもらいました。特に9月からの後半戦のロードマップを検討するための判断材料として、期待以上に質の高いものができあがり、思わず「やった！」と声が出そうになりました。
ただし、一度の指示では12月までのリストしか作成されなかったため、「1月から3月分も追加してほしい」と指示を出すと、AIは「忘れました！」と、まるで人間のような返答をして、すぐに残りの期間のリストも作成してくれました。このように、AIは完璧ではないため、適宜修正や追加指示を出すことが、まるで人間を相手にするように重要だと改めて感じました。

2. 帰宅後の「整理整頓」と「深化」（PCから）

自宅に戻ってからは、PCを使ってさらに詳細な作業を進めました。

ファイルのカテゴリ別分類と振り分け
AIにファイルをカテゴリ別に分類し、適切なフォルダーに振り分けてもらいました。長年手付かずだった資料の山が、みるみるうちに整理されていく様子は、まさに圧巻でした。
各カテゴリ内のファイル内容の説明作成
さらに、各カテゴリのフォルダーにどんなファイルが入っていて、その内容がどのようなものかを要約して説明するファイルも作成してもらいました。これにより、「あの資料、どこにあったっけ？」という悩みが一気に解消され、必要な情報にすぐにアクセスできるようになりました。

これらの作業は時間がかかりましたが、AIが処理している間は別の作業を進めることができるため、「時間を有効活用する」という点で、これほど心強い味方はいないと感じました。

AIは万能じゃない、だから面白い！協働で生まれる新たな価値

今回の経験を通じて感じたのは、AIエージェントは非常に強力なツールである一方で、決して万能ではないということです。しかし、その「不完全さ」こそが、私たち人間がAIとどう向き合うべきかを教えてくれます。

常に確認と修正が必要：AIが生成した内容は必ず自分で確認し、必要に応じて修正や追加の指示を出す必要があります。AIはあくまで「アシスタント」であり、最終的な責任は私たち人間が負うべきです。
下準備が成功の鍵：AIが処理しやすいようにデータを整える「下準備」が、期待通りの結果を得るための最も重要なステップです。これは、どんなプロジェクトでも「段取り八分」と言われるように、基本中の基本ですね。
頭を使いながら協働する：AIに丸投げするのではなく、人間が「どうすればAIを最大限に活用できるか」を考え、指示を出し、結果を評価しながら協働していく姿勢が求められます。AIは私たちの思考を停止させるものではなく、むしろ私たちの思考をさらに深め、創造性を刺激する、最高のパートナーなのです。

今回の自治会業務におけるAIエージェント活用事例が、皆さんの業務効率化のヒントになれば幸いです。