皆さま、こんにちは。
自治会で総務を担当しております、佐藤と申します。
早いもので、もうすぐ夏祭りの季節ですね。
日差しがだんだんと強くなり、夕暮れ時にはどこからか風鈴の音が聞こえてくるような、そんな時期になりました。
私はといえば、最近ようやく、大学生の娘に教わりながらギターを始めまして……なかなか指が動かないものですね。
娘には「お父さん、そんなに力まなくていいんだよ」と笑われてしまいますが、不器用なりに、弦を一本ずつ弾く感覚を楽しみながら、コツコツと練習を続けております。
さて、自治会の役員を引き受けていらっしゃる皆さまにとって、この時期は一年で最も忙しい時期ではないでしょうか。
特に頭を悩ませるのが、夏祭りの「お知らせ」や「チラシ」の作成です。
私も以前は、パソコンの前に座り、白い画面を眺めながら、数時間も「どんな文章にしようか……」と頭を抱えておりました。
ところが、今年は少し様子が違います。
娘から教わった「Gemini（ジェミニ）」というAIを使うことで、例年なら丸一日かかっていた作業が、驚くほどスムーズに終わってしまったのです。
今回は、私のようなパソコンが苦手な人間でも、どのようにしてAIを使いこなし、夏祭りの準備を「爆速」で進めることができたのか。
その「仕組み」と「考え方」について、私の失敗談も交えながら、じっくりとお話しさせていただこうと思います。
少し長いお付き合いになりますが、どうぞよろしくお願いいたします。
1. なぜ、自治会の書類作りはあんなに「しんどい」のでしょうか
まずは、私の日常の愚痴を少しだけ聞いていただけますか。
自治会の仕事というのは、どうしても責任が重く感じられます。
特に夏祭りは、小さなお子さんからご高齢の方まで、地域の方が大勢集まる大切な行事です。
日付を間違えるわけにはいきませんし、かといって、堅苦しすぎる文章では、若い世代の方々には読んでもらえないのではないか……そんな不安が、いつも心のどこかにありました。
仕事から帰ってきて、夕食を済ませ、重い腰を上げながらパソコンを立ち上げる。
古いチラシのデータを引っ張り出し、日付や場所を書き換える。
でも、なんだか古臭いデザインだし、文章も去年の使い回しで、自分でも「面白くないな……」と感じてしまう。
そんな時、ふと隣を見ると、娘がスマートフォンに向かって何かを熱心に話しかけていたのです。
「ねえ、お父さんも使ってみたら。これ、便利だよ」
そう言って教えてくれたのが、Googleが提供している「Gemini」というものでした。
最初は「AIなんて、自分には関係のないハイカラなものだ」と思っていました。
しかし、いざ使ってみると、それは魔法の杖ではなく、とても丁寧で仕事の早い「事務の助手さん」が一人増えたような感覚だったのです。
2. Geminiという「優秀な助手さん」に出会って
娘に教えてもらった「Gemini」の操作画面は、思っていたよりもずっとシンプルでした。
検索サイトのGoogleと同じような、すっきりとした画面です。
そこに、自分がやりたいことを「メモ」として書き込むだけで、AIが返事をしてくれるというのです。
専門用語では「プロンプト」と言うそうですが、私はあえて「AIへのメモ」や「お願い」と呼ぶことにしています。
だって、難しい言葉を使うと、それだけで身構えてしまいますから……。
私が最初にしたことは、AIに対して「あなたはベテランの自治会役員です」という役割をお願いすることでした。
これは、娘からのアドバイスでした。
「お父さん、AIには『誰になりきってほしいか』を伝えると、より良いお返事がもらえるよ」と。
なるほど、ギターの練習も、まずは正しい姿勢を意識することから始まります。
AIも同じで、まずはどのような立場で考えてほしいかを明確にすることが、成功の秘訣だったのですね。
3. 具体的な手順：チラシとお知らせを爆速で作る「3つのステップ」
それでは、私が実際に行った手順をご紹介いたします。
もしよろしければ、皆さまもお手元のメモ帳に書き写したり、この文章をコピーして使ってみてください。
ステップ1：情報を整理して「お願い」する
まずは、AIに夏祭りの基本情報を伝えます。
ここで大切なのは、あまりかしこまらず、隣の人に相談するような気持ちで書くことです。
私が実際にGeminiに送った「AIへのメモ」がこちらです。
AIへのメモ（そのまま使えます）
「私は自治会の総務担当です。50代でパソコンは少し苦手ですが、地域のみんなが楽しみにしてくれる夏祭りのチラシを作りたいと思っています。
以下の情報を元に、明るく、ワクワクするようなチラシのキャッチコピーと、本文の文章を3パターン考えてください。【夏祭りの詳細】
・名称：第45回 さくらがおか自治会 夏祭り
・日時：8月10日（土） 16時〜20時（雨天時は11日に延期）
・場所：さくらがおか中央公園
・内容：盆踊り、子ども会のかき氷、焼きそば、抽選会
・お願い：ゴミは各自で持ち帰ってください読者は、小さなお子さんのいるご家庭から、ご年配の方まで幅広く想定してください。
少しだけ柔らかい、親しみやすい言葉遣いでお願いします。」
このように送ると、Geminiはものの数秒で、3つの異なる雰囲気の文章を提案してくれました。
一つは「伝統を大切にした落ち着いた雰囲気」、もう一つは「お子さん向けの元気いっぱいな雰囲気」、そして最後は「シンプルで読みやすい構成」でした。
これ、自分でゼロから考えると、2時間はかかってしまう作業です……。
それがたった数秒で終わってしまったことに、私は腰を抜かすほど驚きました。
ステップ2：構成を固めて「形」にする
次に、チラシのレイアウトについて相談しました。
デザインソフトなどは持っていませんので、私はいつもMicrosoft Word（ワード）を使って作成しています。
そのため、AIには「ワードで作る時の配置」について詳しく聞きました。
AIへのメモ（そのまま使えます）
「ありがとうございます。2番目の『元気いっぱいな雰囲気』の文章が気に入りました。
これを使って、Word（ワード）でチラシを作りたいのですが、読みやすいレイアウト（配置）を具体的に教えてください。
どの情報を上に大きく配置すべきか、どんな色使いが夏らしいか、初心者の私にもわかるように箇条書きでアドバイスしてください。」
すると、AIは以下のように教えてくれました。
・タイトルは一番上に、太い文字で青か赤を使うといいですよ
・日時は枠で囲って、パッと見てわかるようにしましょう
・地図は右下に配置して、周辺の目印も入れると親切です
……といった具合です。
まるで、経験豊富な広報担当者が横に座って指導してくれているようでした。
ステップ3：正式な「配布用のお知らせ」を作る
チラシだけでは足りません。
自治会の回覧板で回す「実施のお知らせ」という、少し丁寧な公文書も必要です。
こちらも、AIにお願いしました。
AIへのメモ（そのまま使えます）
「同じ内容で、近隣住民の皆さまへ配布する『第45回 夏祭り開催のお知らせ』という正式な文書も作成してください。
騒音への配慮や、駐輪場のお願いなど、トラブルを防ぐための丁寧な一文も付け加えていただけると助かります。」
自分一人の頭で書いていると、つい「騒がしくしないでください」といった、角が立つ表現になりがちです。
しかしAIは、「近隣にお住まいの皆さまには、当日の音響などでご不便をおかけしますが、地域の交流を深める大切な機会ですので、何卒ご理解とご協力をお願い申し上げます」という、非常に角の立たない、それでいて意図がしっかり伝わる表現を提案してくれました。
これには、長く自治会に携わっている会長さんも「佐藤さん、今年の文章はとても丁寧でいいね」と感心してくださいました。
4. 失敗から学んだ「AIと上手に付き合うコツ」
もちろん、最初からすべてが完璧だったわけではありません。
私も、いくつかの失敗を経験しました。
一度、AIが提案してきた文章に、存在しない「花火大会」のことが書かれていたことがありました。
「えっ、花火なんてやる予定はないのに……」と驚きましたが、これはAIの特性だそうです。
彼らは「ありそうなこと」を推測して書くことがあるため、情報の正確さは、最後に必ず人間がチェックしなければなりません。
また、日付の間違いも一度ありました。
8月10日を、勝手に日曜日だと勘違いして回答してきたのです。
カレンダーを確認するのは、やはり私の役割でした。
ギターの練習でも、教本に書いてあることがすべてではなく、自分の手の大きさに合わせて弾き方を変える必要があります。
AIも同じで、出てきたものをそのまま鵜呑みにするのではなく、「自分の自治会の状況に合わせて、微調整する」というプロセスが不可欠です。
あくまで、主役は私たち「人間」であり、AIは「筆記具」や「辞書」の進化した形なのだな……と、最近ようやく気づき始めました。
5. やってみてわかった、心の余裕の変化
AIを使って夏祭りの準備を効率化した結果、私にどのような変化があったか。
それが一番お伝えしたい部分です。
まず、夜にパソコンの前で唸る時間が激減しました。
これまでは、金曜日の夜がつぶれ、土曜日の午前中もつぶれ、へとへとになって日曜日を迎えていました。
しかし今年は、金曜日の夜の30分ほどで、下書きがすべて終わってしまったのです。
浮いた時間で、私はギターの練習をすることができました。
娘と一緒に、「禁じられた遊び」の冒頭の部分を何度も練習しました。
「お父さん、少しだけ指が動くようになったね」と言われた時は、夏祭りのチラシが完成した時と同じくらい嬉しかったです……。
また、精神的な余裕も生まれました。
「失敗したらどうしよう」という不安が、「AIがベースを作ってくれるから、自分は確認するだけでいい」という安心感に変わったのです。
この「安心感」こそが、私たちのような忙しい自治会役員にとって、一番の報酬なのかもしれません。
6. よくあるご質問……同じ悩みを持つ皆さまへ
自治会の仲間にこの話をすると、いくつか質問をいただきます。
ここで、皆さまも感じておられるかもしれない疑問にお答えしておきますね。
Q1：パソコンが全然得意じゃなくても、本当にできますか？
はい、大丈夫です。
もし、このブログを読めているのであれば、それだけで十分な資格があります。
難しいプログラムを組む必要はありません。
LINEで誰かにメッセージを送るような感覚で、日本語で話しかけるだけですから。
Q2：お金はかかりませんか？
私が使っているGemini（ジェミニ）は、基本的には無料で使えます。
自治会の経費を心配する必要もありません。
自分のGoogleアカウントがあれば、すぐに始められます。
Q3：AIを使うなんて、手抜きをしているようで気が引けます……。
それは、とても誠実なお考えだと思います。
私も最初はそう思いました。
でも、空いた時間で地域の方と対話したり、お祭りの安全対策を練ったりする時間が作れるとしたら、それは「手抜き」ではなく「より大切なことに時間を充てるための工夫」と言えるのではないでしょうか。
道具を上手に使うことは、より良い自治会運営への第一歩だと思います。
7. おわりに：一歩踏み出す、勇気を持って
ここまでお読みいただき、ありがとうございました。
とりとめのない話になってしまいましたが、少しでも皆さまの負担を軽くするお手伝いができれば、これほど嬉しいことはありません。
私は50代半ばを過ぎ、新しいことを始めるのが年々億劫になってきました。
ギターも、このAIも、最初は「自分には無理だ」と決めつけていたのです。
でも、不器用ながらも一歩踏み出してみると、そこには新しい景色が広がっていました。
夏祭りは、準備が大変であればあるほど、終わった時の達成感も大きいものです。
でも、その準備で体調を崩したり、ご家族との時間を犠牲にしすぎたりしては元も子もありません。
便利な道具は、どんどん頼っていいのだと思います。
まずは一度、Geminiに「こんにちは」と話しかけてみることから始めてみませんか。
最初は思うような答えが返ってこないかもしれませんが、何度も「お願い」を繰り返すうちに、きっとあなたにとって最高の助手になってくれるはずです。
さて、そろそろギターの練習に戻ろうと思います。
娘が帰ってくるまでに、少しは上達しておかないと、また笑われてしまいますから……。
皆さまの地域の夏祭りが、笑顔あふれる素晴らしいものになりますよう、心から願っております。
一緒に、無理をせず、コツコツと頑張っていきましょう。
自治会総務担当
佐藤より
