重たいバインダーを抱えるのは、もう終わりにしませんか……NotebookLMで自治会の過去資料を魔法のように検索する方法

皆さま、こんにちは。佐藤でございます。
いつのまにか日差しが和らぎ、秋の気配が近づいてまいりましたね。
私は最近、ようやく、大学生の娘に教わりながらギターを始めまして……。
これがなかなか、指が思うように動かないものですね。
娘には「お父さん、そこはCコードだよ」と何度も呆れられておりますが、指先が固くなるまでは、コツコツと練習を続けていこうと思っております。
不器用なりに一歩ずつ進むのは、自治会の仕事も同じかもしれませんね……。

さて、今回のテーマは、私たちの頭を悩ませる「過去の資料探し」についてです。
自治会の総務を担当しておりますと、避けては通れないのが、あの膨大なバインダーの山でございます。
「5年前の夏祭りの予算はどうだったか」「10年前の規約改正の経緯はどこに書いてあるのか」……。
そんなとき、埃っぽい資料室で何時間も書類をめくるのは、正直に申し上げまして、かなりの重労働でございます。
私も先日、腰を痛めてしまいまして、これではいけないと痛感いたしました。
そこで、最近話題になっているAIの一つ、「NotebookLM」というものを使ってみたのですが、これが驚くほど便利だったのです。
PCが苦手な私でも、なんとか使いこなすことができました。
今回は、その方法を詳しく、順を追ってお伝えしたいと思います。

1. 私が「資料探しの迷路」から抜け出したいと思った理由

自治会の総務という役割は、いわば町の「記憶係」のようなものだと感じております。
住民の方から「昔はこうだったはずだ」と言われれば調べ、役所から提出を求められれば過去の数字を掘り起こす……。
私の所属する自治会も、創立から数十年が経ち、資料の数は膨大でございます。
会議室の隅にある棚には、色褪せた背表紙のバインダーがぎっしりと並んでおります。

先月のことでした。
次回の総会に向けて、規約の一部を変更しようという話が出たのです。
「前回の改正はいつだったかな……確か、佐藤さんが入る前だったと思うよ」と会長に言われ、私は探し始めました。
しかし、資料が見つかりません。
2015年のファイルを開けば、中身が2016年と混ざっていたり、肝心の議事録がどこかへ紛れ込んでいたり……。
結局、その日は3時間かけても目的のページに辿り着けず、指先は真っ黒、目もしょぼしょぼとしてしまいました。
自宅に帰って、ギターを手に取る気力も残っておりませんでした。

そんな様子を見ていた娘が、「お父さん、そんなのAIに読み込ませちゃえば一瞬だよ」と、教えてくれたのです。
最初は「AIなんて、私たちの難しい書類を理解できるはずがない」と思っておりました。
しかし、娘が言うには、最近のAIは「手元にある書類の中身だけ」を頼りにして、答えを探してくれるのだそうです。
それが、今回ご紹介する「NotebookLM」でございます。
これを使えば、資料室の主（ぬし）にならなくても、画面上で質問するだけで答えが返ってくる……。
少し、希望が見えた気がいたしました。

2. NotebookLMとの出会いと、少しの戸惑い

娘に教えられた通り、Googleが提供している「NotebookLM」という操作画面を開いてみました。
最初は、英語が少し混じっていたりして、腰が引けてしまいました。
私は50代ですから、新しいカタカナ語が出てくると、どうしても身構えてしまいます。

しかし、よくよく見てみると、非常にシンプルな作りになっておりました。
基本的には、「資料を置く場所」と「AIへのメモを送る場所」があるだけです。
私がこれまで使っていたAI（ChatGPTというものも少し触ってみましたが）は、インターネット全体の知識を使って答えを出すものでした。
そのため、たまに嘘をつくこともある、と聞いておりました。
しかし、このNotebookLMは、「私が預けた書類」だけを読み取ってくれるのです。
これなら、自治会のデリケートな決まり事や、過去の正確な記録についても、安心して任せられると思いました。

最初は設定に手間取ったり、ボタンを押し間違えたりもいたしましたが……。
コツコツと進めていくうちに、「これは、私の代わりに全ての資料を暗記してくれる、物静かな秘書のようなものだ」と感じるようになったのです。

3. 実践：自治会資料をAI検索に変えるステップ

それでは、私が実際に行った手順をご説明いたします。
なるべく専門用語を使わずに、一つずつ進めていきましょう。

ステップ1：資料を「デジタル化」する

まずは、紙の書類をパソコンで読み込める形にしなければなりません。
これが一番、根気のいる作業かもしれませんね……。
私は、自治会館にある複合機を使って、過去の議事録や規約、事業報告書などをスキャンして「PDF」という形式に保存しました。
最近はスマートフォンのアプリでも、写真を撮るだけで綺麗にスキャンできるものがあるそうです。
私は不器用ですので、少しずつ、週末の空いた時間を使って行いました。
「この10年分だけでいい」と範囲を決めると、気持ちが楽になります。

ステップ2：NotebookLMに書類を「預ける」

パソコンでNotebookLMを開きます。
画面の左側に「ソースを追加」というボタンがございます。
「ソース」というと難しそうですが、要は「AIに読んでほしい資料」のことですね。
そこに、先ほどスキャンしたPDFファイルをマウスで引きずって持っていきます。
すると、AIが「今、一生懸命読んでいます……」という風に、少し待ってから内容を取り込んでくれます。
私は、過去5年分の総会議事録と、現在の自治会規約、それから昨年の収支決算書を預けてみました。

ステップ3：AIに「お願い（メモ）」を送る

書類を読み込ませたら、いよいよ質問です。
画面の下の方に、文字を打ち込める場所がございます。
ここに、自分が知りたいことを書くのです。
私たちはこれを「AIへのメモ/お願い」と呼ぶことにしましょう。

例えば、私はこんな風に打ち込んでみました。
「2021年の夏祭りで、かき氷のシロップは何本購入しましたか。また、その時の単価も教えてください」
すると、画面にはすぐにこう表示されました。
「2021年の事業報告書によると、シロップは10本購入されています。単価は450円でした。詳細は3ページの経費の欄に記載があります」
……これには、正直驚きました。
これまでなら、バインダーを棚から降ろし、付箋を辿って探していた情報が、ものの数秒で出てきたのです。
しかも、どの書類のどこに書いてあったかという「根拠」も示してくれます。

4. 失敗から学んだ「上手にお願いするコツ」

もちろん、最初からすべてが上手くいったわけではございません。
いくつか失敗もいたしましたので、皆様にはその経験をお分けしたいと思います。

失敗1：曖昧すぎるお願い

「去年のことを教えて」とだけ書いたことがありました。
するとAIは困ってしまったようで、「去年とは、2023年のことでしょうか、それとも会計年度のことでしょうか。どの行事について知りたいですか」と聞き返されてしまいました。
AIは賢いですが、私たちの「言わなくてもわかるだろう」という空気は読み取ってくれません。
「2023年度の、防災訓練の参加人数について教えてください」という風に、具体的に書くのがコツでございます。

失敗2：汚れた文字の読み取り

30年以上前の、手書きのガリ版刷りのような資料もスキャンしてみましたが、これはAIも苦戦しておりました。
文字が潰れていたり、薄くなっていたりすると、間違った読み方をしてしまうことがあるようです。
やはり、活字で書かれた比較的新しい資料から始めるのが、成功への近道だと感じました。

失敗3：一度にたくさん預けすぎる

あまりに便利なので、何百枚もの資料を一度に入れようとしましたが、私の古いパソコンでは少し動きが重くなってしまいました。
「令和5年度」「令和4年度」という風に、年度ごとに「ノートブック（資料の束）」を分けて管理すると、操作画面がすっきりして使いやすくなります。

5. コピペで使える「AIへのお願い（メモ）」集

皆様がすぐに試せるように、自治会業務でよく使う「お願いの書き方」をまとめました。
これをそのままコピーして、貼り付けてみてください。

行事の振り返りに

「[行事名]の過去3年分の課題と反省点を、箇条書きでまとめてください。特に、住民から寄せられた苦情や要望に焦点を当ててください」
規約の確認に

「現在の規約において、自治会費の返還に関する規定はありますか。もしある場合は、その条文と内容を分かりやすく説明してください」
引き継ぎ資料の作成に

「総務担当の仕事の中で、毎年4月に行わなければならない作業を、過去の議事録から抜き出してスケジュール表にしてください」
比較検討に

「昨年度と一昨年度の決算書を比較して、大幅に金額が変わっている項目を5つ挙げてください。その理由が資料内に記載されていれば、それも教えてください」

このように「お願い」を工夫することで、AIは私たちの優秀な右腕になってくれます。
私はこれを使い始めてから、役員会での回答がスムーズになり、周りの役員の方々からも「佐藤さん、最近仕事が早いね」と褒めていただけるようになりました。
……本当はAIのおかげなのですが、少し鼻が高い気持ちになりますね。

6. やってみた結果：私に訪れた変化

NotebookLMを使い始めてから、私の自治会生活は大きく変わりました。
一番の変化は、「心の余裕」でございます。

以前は、役員会の前日は「何か質問されたらどうしよう」「資料が見つからなかったらどうしよう」と、胃がキリキリするような思いをしておりました。
しかし今は、ノートパソコンを一台持っていけば、どんな質問にもその場で答えられます。
「去年の街灯の修理代、いくらだったっけ？」
「はい、ただいま調べます……1万2千円で、〇〇工務店にお願いしていますね」
……この間、わずか10秒です。

この心の余裕ができたおかげで、冒頭にお話ししたギターの練習時間も増えました。
相変わらず「Fコード」というもので指が吊りそうになりますが、資料探しで疲弊していた頃に比べれば、そんな痛みも楽しいものです。
娘とも、AIの話を通じて会話が増えたような気がいたします。
「お父さん、意外とやるじゃん」
その一言が、何よりの報酬かもしれませんね。

また、物理的な変化もございました。
机の上が整理され、山積みのバインダーが消えました。
必要な書類はすべてデジタル化され、クラウドという空の上の貯金箱のような場所に保管してあります。
おかげで、自治会館へ行く回数も減り、自宅の書斎でゆっくりと資料を確認できるようになりました。
50代からのIT活用、遅すぎることはないのだと実感しております。

7. 読者の皆様から寄せられそうな質問（Q&A）

同じように自治会で苦労されている方から、いくつか質問をいただきそうな内容をまとめてみました。

Q1. AIを使うには、お金がかかるのでしょうか？
A1. 今のところ、このNotebookLMは無料で使うことができます。私たちのような、予算の限られた自治会にとっては、本当にありがたい話でございます。Googleのアカウントさえあれば、どなたでも始められますよ。

Q2. 自治会の情報をAIに入れても、秘密は守られますか？
A2. ここが一番心配な点ですよね。NotebookLMの規約によりますと、私たちが預けた資料が、AI自体の学習（他の誰かへの回答）に使われることはないそうです。あくまで自分だけの「閉じた本棚」として使えるので、私は安心して使っております。ただし、個人名がびっしり載った名簿などは、念のため避けて、議事録や規約などから始めるのが良いかもしれません。

Q3. パソコン操作が本当に苦手なのですが、私にもできますか？
A3. はい、大丈夫でございます。私も、いまだにダブルクリックで指が震えることがある人間です。最初は、一つの資料を読み込ませるだけで十分です。少しずつ、一歩ずつ進んでいきましょう。不器用な私でもできたのですから、皆様ならきっと、もっと上手く使いこなせるはずです。

Q4. スマートフォンでも使えますか？
A4. 基本的にはパソコンでの操作がおすすめですが、画面を見るだけならスマートフォンでも可能です。役員会の最中に、手元のスマホで「ちょっと調べてみますね」と検索する姿は、なかなか格好いいものですよ。